Finn delen du trenger
En medarbeider kan teknisk ha mulighet til å endre en ordre eller betalingsopplysning uten at leverandøren har avtalt myndighet til handlingen. Skill systemrolle, oppgaveinstruks og fullmakt i oppstartsgrunnlaget.
Bruk en handlingsmatrise
| Handling | Mulig avgrensning | Bevis |
|---|---|---|
| Registrere bestilling | Bare fra godkjent bestiller | Saks-ID og bestillingsgrunnlag |
| Endre leveringsadresse | Kundens bekreftelse ved avvik | Kontrollert kanal og godkjenner |
| Godkjenne kreditering | Bare foreslå, kunden beslutter | Godkjenningsreferanse |
| Endre bankkonto | Ikke del av vanlig kontorstøtte | Egen kontrollprosess ved eventuelt oppdrag |
Fyll ut matrisen sammen med kundens ansvarlige og bekreft hvilke handlinger dere får utføre. En generell tekst om «administrativ bistand» gir svakt grunnlag for handlinger med økonomisk konsekvens.
Når bestillingen kommer fra feil person
Et kundesenter mottar en e-post fra en ny medarbeider hos kunden med ønske om å endre refusjonskonto. Ikke bruk avsendernavnet alene som bekreftelse. Stans handlingen og kontakt avtalt ansvarlig gjennom en kjent kanal. Registrer avklaringen uten å kopiere mer personinformasjon enn nødvendig.
Ved ferie og fravær må kunden ha oppnevnt stedfortreder. Leverandøren skal ikke selv utvide myndigheten fordi beslutningstakeren ikke svarer. Avtal hva som kan vente og hva som må eskaleres.
Kontroller fullmaktene ved endring
Gå gjennom matrisen når oppgavene endres, kundeansvarlig byttes eller nye systemroller opprettes. Tilbaketrekking av fullmakt skal også føre til fjerning av teknisk tilgang der den ikke lenger trengs.
Les tilgang per kunde og kundeoppstart.