Finn delen du trenger
Når et sekretariat klargjør, skanner eller registrerer kundens dokumenter, må leveransen kunne telles på samme måte av begge parter. Antall vedlegg i en e-post er ikke nødvendigvis antall dokumenter. Én fil kan inneholde flere dokumenter, og én ny skanning kan være retting av samme leveranse.
Avtal enheten før første dokumentpakke
Beskriv hva kunden kjøper: mottak og sortering, skanning, kontroll av lesbarhet, navngiving, registrering av bestemte felter eller levering til et avtalt filområde. Skill mekanisk registrering fra vurderinger som kunden selv må gjøre. Et tomt referansefelt skal ikke fylles med et gjett bare for å få dokumentet videre.
| Enhet | Hva den forteller | Hva den ikke dokumenterer alene |
|---|---|---|
| Fil eller vedlegg | Hva som ble mottatt teknisk | Antall selvstendige dokumenter |
| Side | Omfang av skanning eller lesing | Antall ferdige registreringer |
| Dokument | Den avtalte logiske enheten | Om innholdet er komplett og godkjent |
| Godkjent leveranse | Dokumentet oppfyller kundens avtalte krav | At hele dokumentpakken er ferdig |
Hvis prisen gjelder per side, må dere definere tomme sider, omslag og nye skanninger. Hvis den gjelder per godkjent dokument, trenger dere en regel for sammenslåtte filer og vedlegg som hører til samme dokument.
Bruk en mottaksliste som følger dokumentpakken
Gi hver pakke en referanse og registrer kunde, mottakstid, avsender, forventet innhold og versjon av instruksen. For papirmateriale må mottak, plassering og retur også kunne dokumenteres. Ikke bland materialet fra flere kunder i en bunke uten identitet.
Et arbeidsregister kan inneholde dokument-ID, opprinnelig filreferanse, sidetall, oppgavetype, avvik, kontrollør og leveringsstatus. Navngivingen bør gjøre dokumentet gjenfinnbart uten at filnavnet inneholder unødvendige personopplysninger.
Eksempel: fra 160 filer til 150 godkjente dokumenter
Kunden sender 160 filer. Ti er identiske kopier, og seks gjelder feil kunde. De seks holdes adskilt og håndteres gjennom avtalt kontaktpunkt; de skal ikke flyttes videre til den andre kunden automatisk. Etter disse avklaringene er 144 filer aktuelle for behandling.
Atten av de 144 filene inneholder to selvstendige dokumenter. Det gir 162 logiske dokumenter. Tolv mangler nødvendige opplysninger og venter kunden. Dermed kan 150 godkjennes og leveres.
| Kontrolltrinn | Antall | Referansegrunnlag |
|---|---|---|
| Mottatte filer | 160 | Mottakslisten |
| Kopier og feil kunde | −16 | Avvik med årsak og ansvarlig |
| Filer til behandling | 144 | Filreferanser etter avklaring |
| Ekstra dokumenter i sammensatte filer | +18 | Dokument-ID-er knyttet til originalfil |
| Logiske dokumenter | 162 | Dokumentregisteret |
| Venter nødvendige opplysninger | −12 | Åpne oppgaver hos kunden |
| Godkjent og levert | 150 | Leveringsliste og mottaksbekreftelse |
Rettelser skal beholde dokumentets identitet
Hvis åtte av dokumentene må skannes på nytt fordi teksten er uleselig, registreres rettingen på de samme dokument-ID-ene. De åtte inngår i tallet 150 først når de korrigerte versjonene har bestått kontrollen. De blir ikke åtte nye godkjente leveranser i tillegg. Bevar hvem som oppdaget feilen, hva som ble rettet og hvilken filversjon som gjelder.
Maskinlest tekst bør kontrolleres mot oppgavens faktiske formål. En feil referanse eller et mistet fortegn kan være viktigere enn at resten av siden er gjenkjent godt. Bruk et kontrollutvalg som også dekker vanskelige originaler, og stans poster der et nødvendig felt ikke kan fastslås sikkert.
Levering, faktura og åpne rester
Ved en avtalt regnepris på 24 kroner per godkjent dokument blir de 150 leveransene et grunnlag på 3 600 kroner før avgift. Det er en eksempelpris, ikke en publisert tjenestesats. De tolv åpne dokumentene følger neste periode med samme ID, slik at de verken forsvinner eller telles to ganger.
Send en spesifisert leveringsliste og få bekreftet at mottakeren kan åpne filene, finne referansene og se avvikene. Avklar retur og videre oppbevaring av originalene som en del av oppdraget. En vellykket filopplasting er ikke nok til å bekrefte at kundens leveranse er mottatt og brukbar.
Fortsett med kontortjenester og delte sekretariat, kvalitetskontroll og eksport som kan brukes videre.