Finn delen du trenger
Et delt sekretariat trenger to adskilte oversikter: hvem oppgaven tilhører, og hvem som faktisk kan utføre den. En felles innboks alene forteller ingen av delene. Opprett kunden som egen avtaleenhet med instruks, kontaktperson, prioritet og fakturaregel før den første oppgaven mottas.
Et helt løp fra bestilling til månedskontroll
Eksempel: Et kontor med fire medarbeidere leverer postbehandling, møteadministrasjon og ordreinnlegging for seks kunder.
| Steg | Kontoret gjør | Kontroll før neste steg |
|---|---|---|
| Oppstart | Registrerer bestiller og godkjente oppgavetyper | Kunden bekrefter fullmakt og instruks |
| Mottak | Gir hver bestilling kunde-ID og saks-ID | Ingen oppgaver blir liggende bare i en ansatts e-post |
| Utførelse | Registrerer utfører, tid og leveranse | Dokumentet legges i riktig kundes område |
| Godkjenning | Avklarer unntak med kundens kontaktperson | Uavklart arbeid holdes utenfor fakturakjøringen |
| Fakturering | Samler avtalt fastbeløp og godkjent tillegg | Kunden kan kjenne igjen tilleggene |
| Månedskontroll | Sammenholder brukt tid og avtalt kapasitet | Tapsoppgaver får eier og tiltak |
Fast avtale trenger fortsatt mengdedata
Anta 18 000 kroner i månedspris for en definert oppgavepakke. Kunden bruker 24 timer i én måned og 41 neste måned. Samme omsetning skjuler at leveransen har endret karakter. Registrer oppgavetype og tidsbruk også når hver time ikke skal faktureres. Da kan dere skille sesongsvingning fra varig utvidet ansvar.
Når en bestilling krever faglige vurderinger, betalingsmyndighet eller annen fullmakt enn den avtalte kontorstøtten, skal saken løftes til kunden før den utføres. Å ha tilgang er ikke det samme som å ha mandat.
Velg verktøy etter kundeskillet
Prøv om en vikar kan finne riktig instruks uten tilgang til de andre kundenes dokumenter. Test også at eksporten viser oppgave-ID, status og historikk. Et system som bare eksporterer fakturasummen gir svak dokumentasjon ved uenighet eller exit.
Start med kundeoppstart, bygg en felles oppgavekø og følg bidraget per kunde.
Tre kunder i samme sekretariat
En felles bemanning bør ikke skjule hva hver kunde bruker. I et regneeksempel har kunde A en månedspris på 24 000, B 18 000 og C 12 000. Direkte arbeid er kalkulert til 420 kroner per time. Tallene er uten avgift.
| Kunde | Direkte timer | Kundespesifikk lisens | Bidrag før felleskostnader |
|---|---|---|---|
| A | 35 | 800 | 8 500 |
| B | 28 | 600 | 5 640 |
| C | 22 | 400 | 2 360 |
| Sum | 85 | 1 800 | 16 500 |
Hvis teamet i tillegg bruker ni timer på felles koordinering og har 1 200 i felles verktøykostnad, gjenstår 11 520 før andre felleskostnader. De ni timene vises separat. De skal ikke forsvinne fordi medarbeiderne mangler en kunde å føre dem på.
Neste måned bestiller kunde C en ekstra oppgave som tar åtte timer. Hvis denne oppgaven inkluderes uten ny betaling, blir C belastet med tretti timer og har et bidrag på minus 1 000 før felleskostnader. Det viser hvorfor tilleggsarbeid må oppdages før måneden lukkes. Om det kan faktureres, avhenger av avtalen og bestillingen.
Bruk eksempelet til å velge mellom bedre rutine, nytt omfang og ny pris. Ikke fordel mer av kundens arbeid på en felleskode for å få bidraget til å se bedre ut. Prisjusteringsguiden viser hvordan endringen kan presenteres til kunden.
Dokumentpakker trenger en annen kontroll enn e-postkøen
Ved klargjøring og registrering må dere skille mottatte filer, sider, selvstendige dokumenter og godkjente leveranser. Nye skanninger og korrigerte versjoner er ikke automatisk nytt fakturerbart arbeid. En mottaks- og leveringsliste gjør det mulig å avstemme både den fysiske pakken og de digitale referansene.
Dokumentbehandlingsguiden følger et eksempel fra 160 innsendte filer til 150 godkjente dokumenter, med åpne rester og spesifisert fakturagrunnlag.
Skal du etablere et slikt byrå, viser startguiden hvordan du velger kunder, oppgaver og kapasitet. Leverer dere også fysisk mottak og sentralbord, gir resepsjonsguiden et eget arbeidsløp for det.