Finn delen du trenger
Kundebidrag er en ledelsesberegning, ikke en erstatning for regnskapets resultat. Definer hvilke kostnader som er direkte, hvordan timer verdsettes og hvordan felleskostnader vises. Bruk samme metode fra måned til måned.
Eksempel med fastprisavtale
Alle beløp er illustrasjoner uten avgift. Kunden betaler 60 000 kroner per måned. Direkte arbeid er 90 timer til en kalkulert kostnad på 420 kroner per time, kundespesifikke lisenser er 3 200 og underleverandør er 4 000.
| Post | Beløp |
|---|---|
| Avtaleinntekt | 60 000 |
| Direkte arbeid | −37 800 |
| Kundespesifikke lisenser | −3 200 |
| Underleverandør | −4 000 |
| Bidrag før felleskostnader | 15 000 |
Bidraget er 25 prosent av inntekten. Det er ikke 15 000 kroner i overskudd: ledelse, lokaler, felles systemer og andre kostnader er ennå ikke dekket. Beskriv hva timesatsen inneholder for å unngå å telle samme kostnad to ganger.
Forklar endringen, ikke bare tallet
Hvis direkte timer øker til 115 mens resten er likt, blir bidraget 4 500 kroner. Undersøk om årsaken er kundevolum, flere unntak, opplæring eller egne feil. Et prispåslag hjelper ikke nødvendigvis hvis den egentlige årsaken er en integrasjon som lager duplikater.
Vis både faktisk og avtalt oppgavemiks i kundegjennomgangen. Ved oppstart kan en engangskostnad merkes separat, men den skal ikke forsvinne fra totaløkonomien. Fordeling av felleskostnader må være synlig og konsekvent, ikke justeres for å få en foretrukket kunde til å se lønnsom ut.
Neste steg er enhetskostnad og ledelsesrapport.
Hvor mange timer tåler fastprisen?
Bruk samme eksempel til å sette en styringsgrense. Anta at dere ønsker minst 20 prosent bidrag før felleskostnader på denne avtalen. Dette er virksomhetens valgte mål i eksempelet, ikke en bransjenorm.
Av 60 000 kroner må 12 000 være igjen. Etter lisenser og underleverandør på 7 200 kan direkte arbeid dermed koste høyst 40 800. Med kalkulert timekostnad 420 gir det omtrent 97 timer. Varsling bør skje før denne grensen, mens det fortsatt er mulig å omfordele eller avklare oppgavene.
| Alternativ ved 115 direkte timer | Virkning med de samme forutsetningene | Beslutningen som må tas |
|---|---|---|
| Fortsette uendret | 4 500 i bidrag, tilsvarende 7,5 prosent | Akseptere lavere bidrag med en konkret begrunnelse |
| Redusere arbeidet med ti timer | 8 700 i bidrag, tilsvarende 14,5 prosent | Finne en reell oppgaveendring, ikke bare kreve høyere tempo |
| Beholde arbeidet og endre pris | Pris 69 375 gir 20 prosent bidrag | Avtale nytt omfang og pris med kunden |
Prisalternativet er beregnet som 55 500 i direkte kostnader delt på 0,80. Det viser hva som skal til i akkurat dette eksempelet. Kundens vilje til å betale og alternativ bruk av kapasiteten må fortsatt vurderes.
Skill oppstart fra en varig dårlig avtale
Før et eget oppstartsregnskap for datavask, opplæring og etablering av kundeinstruks. Vis oppstartskostnaden sammen med den løpende avtalen, men merk den som engangspost. Hvis opplæring gjentar seg fordi kundens instruks stadig endres, er det ikke lenger tilstrekkelig å kalle alt oppstart.
En praktisk kundegjennomgang bør ende i én eller flere handlinger: kunden forbedrer inndata, dere endrer arbeidsmåten, avtalen avgrenses, eller prisen tas opp. Sett en ansvarlig og et tidspunkt for ny måling. Regn også på hva som skjer med lisenser og bemanning dersom avtalen reduseres; ikke alle kostnader forsvinner samme dag.
Vil dere få dette inn i den månedlige oppfølgingen? Snakk med oss om kundeøkonomien.
En hel måned fra kundekø til innbetaling
Bruk en konkret driftskalkyle for å finne hva de 25 ekstra timene besto av. Vi beholder kundeavtalen på 60 000 kroner, timekostnaden på 420 og de kundespesifikke kostnadene på 7 200. Beløpene nedenfor er uten avgift.
Standarduttrekket har 2 850 hendelser. Hundre er duplikater og femti er tester. Dermed gjenstår 2 700 godkjente standardenheter. Med to minutter per enhet tilsvarer det nitti timer. Antallet avstemmes før dere vurderer både kapasitet og fakturagrunnlag.
| Arbeid i måneden | Timer | Hvorfor tiden oppsto | Fakturabehandling i eksempelet |
|---|---|---|---|
| Standardleveranse | 90 | 2 700 godkjente enheter | Inngår i fastbeløpet |
| Nye oppgaver utenfor pakken | 10 | Tjue oppgaver à tretti minutter | Godkjent tillegg på 7 000 |
| Kundedialog og avklaring | 8 | Mangelfulle opplysninger | Inngår i den gjeldende avtalen |
| Egen feilretting | 7 | Retting av leverandørens registreringer | Belastning i egen kalkyle |
| Sum | 115 | 25 timer mer enn standardarbeidet | Bare avtalt tillegg faktureres separat |
I denne avtalen er det dessuten avtalt 500 kroner i prisreduksjon for hvert av tre dokumenterte fristbrudd. Reduksjonen blir 1 500. Dette er en forutsetning i regneeksempelet; en SLA gir ikke i seg selv en slik kompensasjonsregel.
Fakturagrunnlaget blir 60 000 + 7 000 − 1 500 = 65 500 kroner. Arbeidskostnaden er 115 × 420 = 48 300. Med 7 200 i andre direkte kundekostnader blir bidraget 10 000 kroner før felleskostnader, omtrent 15,3 prosent av inntekten.
Det tidligere utfallet på 4 500 gjaldt uendret inntekt. Her øker netto inntekt med 5 500 fordi et reelt tillegg er avtalt, mens fristbruddene reduserer betalingen. Forskjellen skyldes avtalen og leveransen, ikke en ny måte å fordele kostnad på.
Hva bør faktisk endres?
De ti tilleggstimene gir grunnlag for betaling fordi de er bestilt og godkjent. De åtte avklaringstimene kan vise et forbedringsbehov, men skal ikke plutselig faktureres som tillegg når den gjeldende avtalen inkluderer dem. De sju timene med egen feilretting peker mot opplæring, validering eller bedre kontroll i systemet.
Se SLA-loggen sammen med køen: skyldes fristbruddene underbemanning, sen kundegodkjenning eller feil ruting? Kontroller hva avtalen faktisk sier om klokkestart og kundeventing. Ikke fordel ansvar ut fra total timebruk alene.
Hvis kunden betaler 50 000 av fakturaen, står 15 500 fortsatt åpent. Bidraget i kalkylen er derfor ikke det samme som tilgjengelige penger på konto. Knytt innbetalingen til riktig faktura og følg resten i betalingsoversikten.
Bruk enhetskostnaden, SLA-definisjonen og fakturagrunnlaget til å gjenta kontrollen hver måned.