Finn delen du trenger
Fakturakjøringen bør begynne med en kontroll av hva kunden faktisk har bestilt og mottatt. En eksport fra tidsføringen eller telefonien er råmateriale, ikke automatisk et godkjent fakturagrunnlag.
Bygg en periodebro
For hver kunde kobles avtaleversjon, periode, mengde og pris. Ta med status for godkjenning og referanse til underlaget. Ved fastpris må eventuelle tillegg og prisendringer fortsatt kunne forklares.
| Del | Eksempel uten avgift | Kontroll |
|---|---|---|
| Fastdel | 15 000 kroner | Riktig periode og avtale |
| Godkjente tillegg | 8 timer × 700 kroner | Bestiller og godkjenningsreferanse |
| Tidligere korreksjon | −1 400 kroner | Knyttet til originalfaktura |
| Sum | 19 200 kroner | Avstemt mot godkjent grunnlag |
La regnskapsfører fastsette avgiftsbehandlingen for leveransen og bruk samme oppsett i fakturakjøringen.
Kontroller før utsendelse
- Er alle saker knyttet til én kunde og riktig avtale?
- Finnes samme saks-ID eller timepost flere ganger?
- Er arbeid som venter kundegodkjenning holdt utenfor?
- Er eget omarbeid blitt feilaktig behandlet som nytt tillegg?
- Stemmer kundens bestillingsreferanse og fakturamottaker?
Godkjenneren trenger ikke lese hver sak, men må kunne gå fra sum til konkrete poster ved stikkprøve. Lås deretter uttrekket med dato, versjon og kontrollør. Endringer etter utsendelse skal gi en ny dokumentert korreksjon, ikke overskriving av originalen.
Hvis kunden bestrider én post, skill den fra resten av oppfølgingen og registrer årsaken. Et tvistetilfelle må kunne finnes igjen både i køen og i økonomioversikten.
Bruk avtalens prismodell og refusjoner og korreksjoner.
Et praktisk månedsløp for fastpris med tillegg
Opprett én kontrolliste per kunde og periode. Fastdelen hentes fra den aktive avtalen, mens tillegg hentes fra godkjente poster. Avtaleendringer registreres med virkningsdato, slik at en ny pris ikke brukes på hele måneden uten grunnlag.
Anta at tidsføringen inneholder 18 tilleggstimer. Tre timer gjelder retting av egen feil, to mangler kundens godkjenning og én time er en dobbel registrering. Dersom disse kategoriene gjelder forskjellige poster og avtalen gir betaling bare for godkjent tilleggsarbeid, er fakturerbart grunnlag tolv timer. De to timene som venter godkjenning blir stående som en åpen avklaring, mens de andre postene får hver sin begrunnelse.
| Kontrollsum | Timer | Hva skjer videre? |
|---|---|---|
| Registrert tillegg | 18 | Avstemmes mot eksporten |
| Egen feilretting | −3 | Synliggjøres i kundekostnaden |
| Venter godkjenning | −2 | Kundeansvarlig følger opp |
| Duplikat | −1 | Rettes i kildegrunnlaget |
| Godkjent til faktura | 12 | Låses med periode og prisreferanse |
Følg også opp arbeid som ikke er ført som tillegg, men som avtalen faktisk priser separat. Dette kan være ny oppgavetype eller en ekstra kundekø. En kontroll av bare tilleggskoden finner ikke slike mangler.
Når kunden endrer bestillingen etter periodestopp
Ikke åpne et godkjent uttrekk og endre det uten spor. Lag en ny hendelse med referanse til den opprinnelige saken og vurder om den påvirker faktureringen. Hvis fakturaen allerede er sendt, brukes korrekt korreksjonsløp. Hvis den ikke er sendt, kan et nytt godkjent grunnlag erstatte det gamle med tydelig versjonsstatus.
Be kunden om bestillingsreferanse før kjøringen, og prøv at fakturaen kommer til riktig mottaker. Et korrekt beløp som avvises på grunn av manglende referanse kan gi unødvendig betalingsforsinkelse.