Finn delen du trenger
En feil faktura, en avtalt prisreduksjon og en faktisk bankrefusjon er tre forskjellige hendelser. Hver hendelse trenger dato, begrunnelse og referanse. Bare å føre et negativt beløp i neste mengdeuttrekk gir svak sporbarhet.
Eksempel med feil enhetsantall
En faktura omfatter 1 200 kontakter, men 80 var tester som skulle vært utelatt. Ved en illustrert enhetspris på 25 kroner er korreksjonsgrunnlaget 2 000 kroner før eventuell avgift. Dokumenter hvilke enheter som var feil og la regnskapsfører eller fakturaansvarlig håndtere korrekt kreditnota.
| Status | Hva er avklart? | Hva gjenstår? |
|---|---|---|
| Bestridt | Kunden har meldt et konkret problem | Kontroll mot avtale og rågrunnlag |
| Godkjent korreksjon | Beløp og årsak er bekreftet | Kreditnota eller annen korrekt behandling |
| Kreditert | Fakturakorreksjonen er utstedt | Eventuell motregning eller betaling |
| Tilbakebetalt | Banktransaksjonen er dokumentert | Avstemming og lukking |
Hvem har faktisk mottatt pengene?
Hos en formidler kan leverandøren skylde kunden penger samtidig som formidlerens provisjon må justeres. Ikke behandle leverandørens refusjon som om den var betalt av formidleren. Tegn opp begge pengestrømmene og knytt dem til samme oppdrags-ID.
Kontroller mottaker gjennom en kjent kanal før tilbakebetaling. En e-post med nye kontoopplysninger skal ikke alene endre en etablert utbetalingsmottaker. Den som godkjenner beløpet bør se grunnlaget, ikke bare en betalingsliste.
Ved delvis refusjon skal den gjenstående fordringen fremgå tydelig. Ved uenighet dokumenteres hvilken del som er omtvistet og hvem som følger den opp. Unngå å lukke hele saken fordi ett delbeløp er korrigert.
Les provisjonskontroll og fullmakter.