Finn delen du trenger
Et provisjonsregister bør vise mer enn forventet inntekt. Skill forventet, bekreftet, fakturert og betalt provisjon. Da kan ledelsen se salgsutsikter uten å forveksle dem med godkjent fakturagrunnlag.
Bruk én rad per provisjonshendelse
Et oppdrag kan ha flere hendelser: delvis leveranse, utvidelse og senere reduksjon. Knytt hendelsene til samme oppdrags-ID, men bevar hver beregning. Ikke overskriv originalbeløpet når en reversering kommer.
| Felt | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Oppdrag og leverandør | Identifiserer hvem som skylder honoraret |
| Avtaleversjon | Forklarer sats, grunnlag og utløser |
| Bekreftet hendelse | Viser hva som gir rett til beregning etter avtalen |
| Beregning | Grunnlag × sats eller avtalt fastbeløp |
| Korreksjonsreferanse | Knytter reversering til originalhendelsen |
| Faktura og betaling | Skiller krav fra faktisk oppgjør |
Eksempel der utlegg holdes utenfor provisjonen
Anta 10 prosent provisjon av leverandørens tjenestevederlag, mens utlegg holdes utenfor etter avtalen. Kunden betaler 55 000 kroner, hvorav 5 000 er dokumenterte utlegg. Beregningsgrunnlaget er da 50 000 og provisjonen 5 000 kroner. Beløpene i regneeksempelet er uten avgift.
Får leverandøren senere en avtalemessig reduksjon på 8 000 kroner i tjenestevederlaget, må registeret vise om og hvordan dette påvirker provisjonen. Det avgjøres av avtalen, ikke bare av at penger har blitt tilbakebetalt.
Avstem mot motparten
Send et spesifisert grunnlag til leverandøren med oppdrags-ID og hendelser. Undersøk manglende oppdrag, forskjellige perioder og ulik definisjon av grunnlag før dere retter totalen. En nettosum uten forklaring kan skjule både manglende provisjon og doble krav.
Fortsett med formidlingsløpet og refusjoner.
Avregn en delvis reversering uten å blande partenes penger
Anta at sluttkunden har avtale med leverandøren og betaler leverandøren direkte. Formidlerens avtalte honorar er ti prosent av tjenestevederlaget. I regneeksempelet er vederlaget først 50 000 kroner, provisjonen 5 000, og beløpene vises uten avgift.
Leverandøren betaler 4 000 av provisjonsfakturaen. Deretter reduseres tjenestevederlaget med 8 000, og formidlingsavtalen gir en tilsvarende provisjonsreduksjon på 800. Da er den endelige provisjonen 4 200 og utestående rest 200.
| Partens spor | Opprinnelig grunnlag | Etter korreksjon |
|---|---|---|
| Leverandørens tjenestevederlag | 50 000 | 42 000 |
| Formidlerens provisjon | 5 000 | 4 200 |
| Betalt til formidleren | 4 000 | 4 000 |
| Formidlerens restkrav | 1 000 | 200 |
Leverandørens eventuelle refusjon på 8 000 til sluttkunden tilhører leverandørens oppgjør. Den skal ikke registreres som om formidleren selv har mottatt og tilbakebetalt 50 000. Formidleren trenger dokumentasjon på den endrede leveransen og egen korreksjon på 800, knyttet til den opprinnelige provisjonsfakturaen.
Hvis pengene i stedet skal gå via formidleren, må pengestrøm, faktisk rolle og nødvendige rammer vurderes før oppsettet brukes. Det er et annet arbeidsløp enn eksempelet over.
Kontroller status med motparten før neste avregning, og bevar den gamle beregningen sammen med korrigeringshendelsen. Les refusjonsløpet og betalingsoppfølgingen.