Finn delen du trenger
En formidler trenger et etterprøvbart svar på tre spørsmål: Hvem er avtalepart med sluttkunden, når er provisjonen opptjent etter avtalen, og hva skjer ved avbestilling? Et registrert kundeemne er ikke automatisk en gjennomført leveranse.
Eksempel med delvis avbestilling
Anta en avtale der formidleren mottar 12 prosent av et nærmere definert leverandørvederlag på 50 000 kroner, og provisjonen bekreftes ved godkjent leveranse. Eksempelet ser bort fra avgift for å vise avtaleøkonomien. Første beregning er 6 000 kroner. Dersom avtalen gir forholdsmessig tilbakeføring og 10 000 kroner av grunnlaget senere faller bort, er korreksjonen 1 200 kroner.
| Hendelse | Registeret viser | Kontroll |
|---|---|---|
| Introduksjon | Kunde, leverandør og oppdrags-ID | Ikke fakturert som levert oppdrag |
| Akseptert oppdrag | Avtalepart og avtaleversjon | Rett utløser og beregningsgrunnlag |
| Leveranse bekreftet | Godkjenningsdato og beløp | Dokumentert bekreftelse fra riktig part |
| Provisjonskjøring | Beregning og fakturareferanse | Ingen dobbelt provisjon på samme hendelse |
| Avbestilling | Korreksjon knyttet til original | Kundens refusjon og egen provisjon skilles |
Pengestrømmen må tegnes opp
Hvis kunden betaler leverandøren direkte, er det et annet avstemmingsløp enn om penger går via formidleren. Ikke før hele sluttkundens betaling som egen salgsinntekt uten å avklare rollene. Regnskapsfører må vurdere avtalen og faktisk leveranse før oppsettet bestemmes.
Registrer også provisjon som er omtvistet eller ennå ikke bekreftet. Den skal være synlig i oppfølgingen uten automatisk å bli en godkjent fakturalinje. Leverandørens statusmelding må kunne etterprøves.
Avgrens tjenesten
Denne arbeidsmodellen gjelder formidling av ordinære forretningstjenester. Finans-, forsikrings-, eiendoms- og betalingsformidling har egne avklaringer og følger ikke av at virksomheten bruker ordet formidler.
Bruk provisjonsregisteret, les om refusjoner og test kunde- og leverandørregisteret.
Fra kundeforespørsel til leverandørens aksept
Registrer kundens behov før en leverandør kontaktes: hva som skal leveres, ønsket tidspunkt, sted eller kanal, nødvendige forutsetninger og hvem som kan godkjenne endringer. Leverandøren bør bekrefte både oppdraget og at kapasitet faktisk er tilgjengelig. Et sendt kundeemne er ikke en bekreftet bestilling.
| Hendelse | Bevis som bør finnes | Beslutning før neste steg |
|---|---|---|
| Kunden ber om en tjeneste | Behov og kundens kontaktpunkt | Er dette innenfor tjenestene dere formidler? |
| Leverandør forespørres | Oppdrags-ID og avgrenset bestilling | Hvilke opplysninger trengs for å svare? |
| Leverandør aksepterer | Dato, leveranse og eventuelle vilkår | Har kunden godkjent tilbudet der det kreves? |
| Leverandør avslår | Årsak eller manglende kapasitet | Skal oppdraget forespørres hos en annen? |
| Arbeidet er levert | Avtalt bekreftelse fra riktig part | Er provisjonsutløseren oppfylt? |
Hvis samme behov forespørres hos to leverandører, behold samme hovedoppdrag og separate forespørsler. Når én leverandør velges, må den andre få en tydelig status. Ikke la to aksepter stå åpne uten en ansvarlig avklaring av hvem som faktisk skal levere.
Eksempel med avslag og delvis levering
Et formidlingsbyrå mottar tolv forespørsler om ordinære administrative tjenester. Tre passer ikke tjenesteområdet og avsluttes før leverandørvalg. Av ni relevante forespørsler mangler én nødvendig kundebeslutning, og to får avslag på kapasitet. Seks blir dermed akseptert av leverandør og kunde.
Ved periodestopp er fire levert, én utsatt og én avbestilt. Leveransevederlagene for de fire er 20 000, 30 000, 25 000 og 15 000 kroner. Eksempelavtalen gir ti prosent provisjon av bekreftet tjenestevederlag og ingen provisjon for bare å sende en forespørsel. Første grunnlag er 9 000 kroner før avgift.
| Avregningspost | Beregning | Provisjon |
|---|---|---|
| Fire bekreftede leveranser | 10 prosent av 90 000 | 9 000 |
| Godkjent reduksjon i én leveranse | 10 prosent av −5 000 | −500 |
| Utsatt oppdrag | Ingen bekreftet leveranse ennå | 0 |
| Avbestilt oppdrag | Ingen honorarutløser etter eksempelavtalen | 0 |
| Avregning etter korreksjon | 9 000 − 500 | 8 500 |
Avslag, utsettelse og avbestilling har ulike årsaker selv om ingen gir provisjon i dette eksempelet. Skill dem i registeret. Da kan dere se om problemet er feil kundehenvendelser, leverandørkapasitet eller bortfall etter bestilling.
Avstem ved uenighet om hvem som formidlet oppdraget
Hvis to leverandører eller formidlere krever honorar for samme oppdrag, stans den omstridte beregningen mens avtalegrunnlaget kontrolleres. Bruk hovedoppdrag, forespørselsreferanser, aksepter og bekreftet leveranse fremfor navnelikhet eller første registreringsdato alene.
Uenighet gir ikke grunnlag for å slette det opprinnelige oppdraget og opprette et nytt. Bevar historikken og dokumenter hvilken part som bekrefter utfallet. Den ubestridte delen kan følges opp med egen status etter avtalen.
Provisjonsregisteret viser den videre økonomiske oppfølgingen. Bruk kunderegisteret til å bevare identiteten når en leverandør byttes før utførelse.