Finn delen du trenger
En formidler kan ha samme virksomhet som både kunde og leverandør. Et sekretariat kan motta bestillinger fra flere avdelinger mens én juridisk enhet skal faktureres. Registrene må derfor skille identitet fra rolle.
Et minimalt partskart
| Rolle | Betydning | Viktig kontroll |
|---|---|---|
| Avtalepart | Virksomheten som har inngått avtalen | Riktig juridisk enhet |
| Bestiller | Personen eller rollen som kan opprette arbeid | Avklart mandat |
| Fakturamottaker | Hvor faktura skal sendes | Referanse og leveringskanal |
| Leverandør | Den som leverer en tjeneste til dere | Avtale og betalingsinformasjon |
| Datakunde | Hvem sakene og opplysningene gjelder | Tydelig tilgangsskille |
Bruk en stabil intern ID som ikke endres ved navnebytte. Der organisasjonsnummer er relevant, kontroller det mot dokumentert grunnlag. Unngå at telefonnummer eller e-postadresse blir eneste nøkkel; begge kan skifte eier eller brukes av flere.
Eksempel på feil sammenslåing
To selskaper i samme gruppe bruker samme fakturaadresse. Hvis importen slår dem sammen basert på adressen, kan saker, avtalepriser og provisjon havne på feil enhet. Bevar begge identitetene og registrer heller en dokumentert gruppetilknytning hvis den er nyttig.
Før sammenslåing av duplikater: se på åpne saker, fakturaer, kontaktroller og historiske referanser. Ta en eksport av berørte koblinger og få godkjenning fra registeransvarlig. Ikke la en automatisk vask slette historikken.
Avtal hvem som kan endre hva
Endring av kundens visningsnavn og endring av betalingskonto har ulik risiko. Bruk egne kontroller for økonomiske felter. Logg hva som ble endret, hvem som godkjente og når det gjelder fra.
Fortsett med datavask og fullmakter.