Finn delen du trenger
En faktura som ikke er betalt kan skyldes en manglende bestillingsreferanse, et bestridt timegrunnlag eller at kunden ikke betaler et korrekt krav. Før dere sender samme purring til alle, bør dere vite hvilken situasjon dere følger opp.
Del de åpne postene etter årsak
| Situasjon | Første kontroll | Neste handling |
|---|---|---|
| Kunden finner ikke fakturaen | Riktig mottaker og leveringsstatus | Send fakturakopi til bekreftet mottaker |
| Referanse eller mottaker er feil | Kundeavtale og bestilling | Rett etter korrekt fakturarutine |
| Kunden bestrider en del | Konkrete poster og avtalt prisregel | Avklar den omtvistede delen |
| Kunden har betalt | Bankpost, dato og betalingsreferanse | Fordel betalingen mot riktig krav |
| Kravet er kjent, men ikke betalt | Forfall og tidligere oppfølging | Avtal konkret videre kontakt og dokumenter utfallet |
En betalingspåminnelse bør gjøre det lett å kjenne igjen kravet: fakturanummer, beløp, periode og kontaktpunkt for avvik. Ta utgangspunkt i de faktiske dokumentene, ikke bare en gammel saldoeksport.
Eksempel med delvis tvist
Et callsenter har sendt en faktura på 48 000 kroner. Kunden mener 3 000 gjelder møter som ikke oppfylte kriteriene. Registrer at 3 000 er bestridt og hvorfor, mens resten av kravet følges opp med tydelig status. Ikke merk hele fakturaen som avklart bare fordi kundedialogen er i gang.
Driftsleder undersøker møtene mot avtalen. Økonomiansvarlig følger faktura og innbetaling. Dersom korreksjonen godkjennes, må den knyttes til originalfakturaen og avstemmes. Hvis kunden allerede har betalt hele beløpet, er også motregning eller tilbakebetaling en egen hendelse.
Bruk én oppfølgingslogg
Loggen bør vise faktura, restbeløp, årsak, siste kontakt, avtalt handling og ansvarlig. En beskjed om at kunden «skal betale snart» er for lite til å planlegge likviditeten. Registrer hvilken dato og hvilket beløp kunden faktisk har oppgitt, og kontroller om betalingen kommer.
Flytt ikke betalingsdatoen i likviditetsplanen fremover uke etter uke uten å synliggjøre usikkerheten. Vis omtvistede eller usikre innbetalinger separat, og beregn virkningen av en forsinkelse hos den største kunden.
Finn gjentatte feil før neste fakturakjøring
Hvis flere kunder mangler referanse, bør bestillingsrutinen endres. Hvis samme kunde ofte bestrider tillegg, bør godkjenningen skje før faktureringen. Og hvis betaling stadig blir liggende ufordelt i banken, trengs en bedre avstemmingsrutine fremfor flere purringer.
Avgifter, renter og eventuell videre inndriving må håndteres etter gjeldende regler og den konkrete saken. Avklar dette med den som utfører oppfølgingen før slike tiltak brukes; ikke la et automatisk systemvalg legge til krav uten kontroll.
Hvem tar oppfølgingen?
Dere kan beholde den kommersielle kundedialogen og la regnskapsfører følge reskontro, bank og dokumentasjon. Avtal hvem som kontakter kunden ved hver type avvik, slik at kunden ikke får motstridende beskjeder fra driftsleder og økonomi.
Bankavstemming, kreditering og refusjon og likviditetsplanen hører til samme løp. Få hjelp med fakturering og avstemming.