Finn delen du trenger
Banken viser hva som har flyttet seg, ikke nødvendigvis hva som er levert eller hvilken faktura kunden betaler. Avstemmingen trenger både bankuttrekk og åpne poster i regnskapet.
Eksempel med samlet innbetaling
Kunden betaler 28 000 kroner for to fakturaer på 18 000 og 12 000 kroner, med henvisning til en kreditnota på 2 000 kroner. Summen stemmer, men bare dersom kreditnotaen faktisk gjelder kunden og er registrert. Fordel betalingen med referanse til alle tre dokumentene.
| Bankpost | Undersøk | Lukk når |
|---|---|---|
| Samlet kundebetaling | Hvilke fakturaer og krediteringer inngår? | Fordelingen er dokumentert |
| Ukjent innbetaling | Betaler, beløp og mulig referanse | Riktig motpart og bilag er funnet |
| Leverandørtrekk | Faktura, abonnementsperiode og gebyr | Beløpet stemmer mot grunnlaget |
| Tilbakebetaling | Godkjenning og mottakerkontroll | Kreditnota og bankpost er koblet |
Hold avvikene synlige
Lag en liste over uavklarte poster med alder, ansvarlig og neste handling. Ikke bruk en generell inntektskonto for å få avstemmingen til å gå opp. Et uforklart beløp er en åpen sak, ikke en løst differanse.
Ved betalingsformidler må dere kunne forklare brutto innbetaling, gebyrer, tilbakeføringer og netto bankoppgjør. Ta vare på oppgjørsrapporten som viser broen; bankens nettobeløp alene gir ikke hele bildet.
Avstem bankens sluttsaldo mot regnskapets banksaldo for samme dato og konto. Dokumenter tidsforskjeller og manglende bilag hver for seg. Oppbevar kontrollgrunnlaget slik at en annen person kan gjenta avstemmingen uten private notater.
Dette gjelder virksomhetens egne midler. Mottak eller disponering av kundemidler krever en egen rolle- og regelavklaring.