Finn delen du trenger
Dere selger tid, tilgjengelighet eller utførte oppgaver. Regnskapet må derfor kunne vise mer enn samlet omsetning. Når inntekter og direkte kostnader følges per kunde, blir det lettere å se hvor en fastpris sprekker eller hvor et oppdrag binder for mye kapasitet.
Regnskapsarbeidet leveres av Aiak AS. Sammen med systemhjelp gjennom Semil kan oppdraget omfatte både den løpende økonomien og grunnlaget som kommer fra driften.
Velg etter arbeidsmodellen
| Virksomhet | Viktig kontroll i regnskapsløpet | Driftens underlag |
|---|---|---|
| Delt sekretariat | Fastbeløp og tillegg på riktig kunde | Godkjente oppgaver og timer |
| Callsenter | Kundekostnader, lønn og telefoniforbruk | Avstemt kontaktvolum og tidsgrunnlag |
| Formidler | Honorarkrav og korreksjoner per oppdrag | Avtale, bekreftet leveranse og reversering |
| Administrativ BPO | Mengdepris mot arbeid og omarbeid | Standardoppgaver, unntak og kvalitet |
For et sekretariat med fast månedspris kan en økning fra 30 til 50 arbeidstimer være viktigere enn antall bilag. For en formidler kan den avgjørende hendelsen være leverandørens bekreftelse, ikke datoen et kundeemne ble registrert. Oppsettet bør følge dette skillet.
Dette hjelper vi dere med
- Løpende bokføring og kontroll av manglende dokumentasjon.
- Fakturering og avstemming av åpne poster mot betalinger.
- Lønn på et godkjent grunnlag, med avtalte kontroller og overlevering.
- Bankavstemming, månedskontroll og rapportering.
- Årsoppgjør og tilhørende leveranser etter regnskapsavtalen.
- Oppsett av kunde-/oppdragsdimensjon og rapporter som følger avtaleøkonomien.
Omfang og arbeidsdeling bestemmes ut fra hva dere gjør selv. Dere kan for eksempel beholde bestilling og godkjenning i eget team, mens regnskapsfører overtar bokføring, lønn og avstemminger. Det avgjørende er at hver oppgave har én ansvarlig og ett tydelig underlag.
Fra leveranse til månedsrapport
Et team godkjenner timer og enheter. Fakturaansvarlig kontrollerer pris og tillegg mot avtalen. Regnskapsfører får samme periodegrunnlag sammen med bilag, lønn og bankdata. Åpne avklaringer registreres med ansvarlig, slik at de ikke må forklares fra starten hver måned.
I månedsavslutningen viser vi hva som bør inngå i pakken. Kundebidraget viser hvordan opplysningene kan brukes i en pris- eller kapasitetsbeslutning.
Hva påvirker prisen?
Antall ansatte, variable lønnsposter, dokumentmengde, fakturavolum, antall kundeavtaler og kvaliteten på underlaget påvirker arbeidsmengden. Manuelle systemoverføringer og opprydding etter et bytte bør skilles fra ordinær drift. Da kan dere se hva som er løpende arbeid og hva som er en engangsleveranse.
Få tilbud på regnskap og lønn. Har dere allerede en regnskapsfører, viser overtakelsesplanen hvordan regnskap, lønn og åpne saker kan overføres.
Fastpris med lønn og årsoppgjør
Fastprisen omfatter løpende regnskap, lønn, årsoppgjør og regnskapssystemet ReAI. Det konkrete tilbudet viser innholdet for bedriften deres. Se Aiaks fastpris og tjenester.
For en tjenestebedrift bør tilbudet bygge på både bilagsmengde, ansatte og måten dere fakturerer på. Et sekretariat med seks fastprisavtaler har et annet grunnlag enn en formidler med mange provisjonsavregninger. Ta også med behovet for kunde-/oppdragsfordeling, slik at dette kommer med i rapporteringen fra starten.
Vil dere beholde regnskapssystemet, kan Aiak føre der. Da betaler dere abonnementet på det systemet selv; velger dere ReAI, er det inkludert i fastprisen. Trenger dere også dataflytting eller en kobling fra telefoni og sakssystem, viser tilbudet dette arbeidet og prisen. Systemhjelpen beskriver hva vi kan gjøre med dette.