Finn delen du trenger
Månedsavslutning er mer enn å sende kvitteringer til regnskapsfører. Tjenestebedriften må forklare hva som er levert, hva som gjenstår og hvilke beløp som er usikre. Driftsleder og økonomiansvarlig trenger en avtalt overlevering.
En kontrollrekkefølge
| Kontroll | Underlag | Avklaringsansvar |
|---|---|---|
| Leveranser | Låst kø- og tidsuttrekk | Driftsleder |
| Fakturagrunnlag | Godkjent avtalepris og tillegg | Kundeansvarlig |
| Åpne saker | Utført, uavklart og ikke levert | Oppgaveeier |
| Bank og oppgjør | Bankuttrekk og oppgjørsrapporter | Økonomiansvarlig |
| Lønn og utlegg | Godkjent grunnlag og dokumentasjon | Lønnsansvarlig |
| Regnskapsavklaringer | Manglende bilag og periodetilhørighet | Regnskapsfører og virksomheten |
Eksempel ved månedsskiftet
Et kundeteam har utført 40 timer som fortsatt venter kundens kontroll. Det betyr verken automatisk at timene skal faktureres eller at de skal ignoreres i perioderapporten. Beskriv leveransestatus, avtalegrunnlag og usikkerhet til regnskapsfører, som vurderer regnskapsbehandlingen sammen med virksomheten.
Forskudd, leverandørfaktura for flere perioder og provisjon som ennå ikke er bekreftet må også fremgå særskilt. Unngå å få driftsrapport og regnskap til å stemme ved å flytte poster uten forklaring.
Lag en gjenfinnbar avslutningspakke
Pakken bør inneholde filreferanser, kontrollsummer, godkjenning og en liste over åpne avvik med ansvarlig og neste dato. Den skal ikke være en ny kopi av alle kundens saksdata. Bruk minst mulig innhold som er nødvendig for økonomikontrollen.
Ved årsslutt utvides gjennomgangen til avtaleforpliktelser, utestående krav, eiendeler og andre forhold regnskapsfører trenger. Den månedlige disiplinen gjør at årsavslutningen ikke starter fra null.
Se årsavslutning og ledelsesrapport.
Bruk samme avvikslogg til alt er avklart
En manglende faktura skal ikke få ny identitet hver gang noen spør om den. Gi avviket en referanse og oppdater statusen. En brukbar logg kan se slik ut:
| Avvik | Konsekvens | Neste handling | Eier |
|---|---|---|---|
| Telefoniforbruk mangler for én kunde | Direkte kundekostnad er foreløpig | Hente spesifisert leverandøruttrekk | Innkjøpsansvarlig |
| Tillegg venter godkjenning | Ikke klart for faktura | Avklare de konkrete oppgavene | Kundeansvarlig |
| Bankinnbetaling uten referanse | Betalingen er ikke fordelt | Kontakte kunden med beløp og dato | Økonomiansvarlig |
| Leveranseavvik med mulig prisreduksjon | Kravet kan bli korrigert | Avklare avtalegrunnlag og beløp | Driftsleder |
Vis hvilken del av månedsrapporten som fortsatt er foreløpig. Det er bedre å forklare én usikker kundekostnad enn å presentere et presist bidragstall uten å nevne at kostnaden mangler.
En rekkefølge som reduserer dobbeltarbeid
Start med at driften låser leveransegrunnlaget og lister åpne saker. Deretter kontrolleres pris, fakturamottaker og godkjente korreksjoner. Bank, leverandører og lønnsgrunnlag avstemmes med samme periodeavgrensning. Regnskapsfører får både dokumentene og avvikslisten, ikke bare sluttsummen.
Når en avklaring kommer senere, dokumenteres hvilken rapportversjon den påvirker. En kundekorreksjon på 8 000 kroner bør kunne spores tilbake til riktig leveranseperiode selv om pengene tilbakebetales i en senere måned. Regnskapsbehandlingen vurderes ut fra hendelsen og underlaget.
Avslutt med en beslutning
Ta en kort gjennomgang av kundene med størst avvik fra forventet bidrag, saker med lang ventetid og fakturagrunnlag som ikke er sendt. Velg tiltak og en dato for oppfølging. Det gjør månedsavslutningen til et verktøy for driften, ikke bare en dokumentleveranse.
En avstemmingspakke som binder drift og faktura sammen
Bruk én periode og én versjon av grunnlaget. Regnskapsfører skal kunne finne hva som er godkjent, hva som allerede er fakturert og hvilke avklaringer som fortsatt står åpne. En kopi av hele kundekøen gir ikke automatisk dette skillet.
I BPO-eksempelet er 1 800 oppgaver godkjent ferdige. Femti er tatt med i en delavregning, slik at 1 750 gjenstår til siste enhetskjøring. Åtte godkjente tilleggstimer kommer i tillegg etter eksempelavtalen.
| Kontroll ved overlevering til regnskapsfører | Tall i eksempelet | Dokumentasjon som følger med |
|---|---|---|
| Enhetsgrunnlag for hele måneden | 1 800 × 24 = 43 200 | Låst liste med oppdrags-ID-er |
| Allerede fakturert del | 50 × 24 = 1 200 | Fakturanummer og hvilke enheter som inngikk |
| Godkjente tillegg | 8 × 650 = 5 200 | Bestilling, godkjenning og beregning |
| Siste avregning | 42 000 + 5 200 = 47 200 | Kandidat uten de femti tidligere fakturerte enhetene |
| Åpent ved periodestopp | 280 oppgaver | Status, alder, ansvarlig og neste handling |
Samlet avregning i eksempelet er 48 400 før avgift, inkludert de 1 200 som allerede er fakturert. Det beløpet skal ikke legges på nytt oppå siste avregning. De 280 åpne oppgavene er heller ikke automatisk ferdig fakturagrunnlag; regnskapsfører trenger status og avtale for å vurdere riktig behandling.
Gi filer og rapporter en periode- og versjonsreferanse. Bruk eksportkontrollen hvis underlaget kommer fra flere systemer. En kundeavtale med leveranser som krever ny aksept etter periodestopp må ha en synlig restliste, slik exitguiden viser.
Når en kontroll fører til en prisreduksjon, kobles beslutningen til fakturakorreksjonen. Da kan både kunden, driften og regnskapsfører følge samme post uten å gjenfortelle saken i hver sin e-posttråd.
Trenger dere hjelp med selve overleveringen, beskriver systemhjelpen oppsett av uttrekk og avstemminger. Regnskapsoppdraget kan omfatte bokføring, avstemming og månedsrapportering gjennom Aiak AS.