Finn delen du trenger
Et bytte fungerer best når det finnes én dato og en navngitt ansvarlig for hver oppgave. Det er ikke nok å gi den nye regnskapsføreren tilgang til systemet. Dere må vite hvem som fullfører siste lønn, sender fakturaene og følger opp avvik fra tidligere perioder.
Bytt regnskapsfører og system som to beslutninger
Regnskapsfører kan byttes uten at alle arbeidsverktøy må byttes samtidig. Undersøk først hva som virker, hvilke tilganger dere eier og hvordan underlag kan hentes ut. Et samtidig systembytte kan være riktig, men krever ekstra kontroll av historikk, kunde-ID-er og rapporter.
For et callsenter midt i en travel kampanje kan det være bedre å overta regnskapsarbeidet først og legge om telefonieksporten senere. Et sekretariat med et ubrukelig fakturaoppsett kan ha større nytte av å endre begge, med en tydelig prøveperiode.
Avtal overtakelsen oppgave for oppgave
| Oppgave | Avklaring før byttedato | Bevis på ferdig overlevering |
|---|---|---|
| Bokføring | Siste ferdige periode og åpne mangler | Avstemminger og bilagsoversikt |
| Lønn | Hvem kjører neste lønn, og hvilket grunnlag brukes? | Kontrollerte medarbeiderdata og relevante saldoer |
| Faktura | Hvem fakturerer arbeid rundt byttedatoen? | Låst periodegrunnlag uten dobbeltkjøring |
| Utestående krav | Hvem følger opp tvister og innbetalinger? | Spesifisert liste med status |
| Forskudd | Hva gjenstår å levere til hver kunde? | Saldo som kan spores til avtale og betaling |
| Årsoppgjør | Hvem utfører de avtalte årsleveransene? | Tydelig oppgavefordeling og nødvendige fullmakter |
Prøv første måned før den blir rutine
Velg en avgrenset prøvepakke: én kunde med fastpris, én med tillegg og eventuelt ett provisjonsoppdrag. Kontroller at den nye regnskapsføreren kan følge underlaget fra avtale til faktura og betaling. Prøv lønnsgrunnlaget med representativ variabel post og en retting før ordinær kjøring.
Eksempel: Byttet skjer etter at driftsgrunnlaget for september er godkjent, men før fakturaen er sendt. Avtal eksplisitt hvem som sender fakturaen. Den andre parten markerer grunnlaget som overført, slik at samme leveranse ikke kommer med i neste kjøring.
Mangler må følge med som saker
En gammel bankdifferanse, en uavklart kreditnota og en manglende leverandørfaktura er tre ulike oppgaver. Listen skal vise beløp, periode, dokumentasjon, ansvarlig og neste handling. «Tidligere regnskapsfører ordner» er for lite presist når ingen dato eller kontaktperson er satt.
Bevar tilgang til nødvendig historikk og dokumentasjon før gammel tilgang stenges. Etter at mottak er kontrollert, fjernes roller som ikke lenger skal brukes. Rollebytteguiden viser hvordan dette kan gjøres på tvers av verktøy.
Vil dere over til oss?
Vi hjelper dere å overføre kundegrunnlag, kontrollere åpne poster og få første lønnskjøring og fakturaperiode på plass. Aiak AS tar over regnskapsarbeidet. Trenger dere systemflytting i samme runde, planlegger vi eksport, oppsett og kontroll sammen med overtakelsen.
Få hjelp med byttet. Bruk også månedsavslutningen og migreringsplanen som arbeidsgrunnlag.