Finn delen du trenger
Et systembytte er først ferdig når medarbeiderne kan fortsette riktige oppgaver med riktige data. At importjobben har grønn status sier lite om kundeinstruks, historikk og fakturareferanser fulgte med.
Et kontrollert flytteløp
| Fase | Leveranse | Beslutning |
|---|---|---|
| Kartlegging | Kilder, eiere og datamengder | Hva skal flyttes og hvorfor? |
| Prøveimport | Avgrenset sett med vanskelige saker | Stemmer koblinger og betydning? |
| Datakutt | Tidspunkt og endringer etter uttrekk | Hvor registreres nytt arbeid? |
| Produksjonsimport | Avstemt mengde og avvikslogg | Godkjent eller stopp? |
| Overtakelse | Brukertest og køkontroll | Hvem eier driften nå? |
Eksempel på dobbel arbeidsføring
Gamlesystemet brukes mandag mens eksporten er fra søndag. Hvis nye saker ikke fanges i et avtalt tilleggsuttrekk, mangler de i målverktøyet. Hvis hele søndagsuttrekket importeres på nytt uten sikker nøkkel, kan allerede flyttede saker bli doble.
Avtal derfor enten et kort registreringsstopp eller en dokumentert metode for endringer etter datakuttet. Test metoden i prøveflyttingen. Noter hvem som har myndighet til å forlenge stoppvinduet.
Definer godkjenning og retrett
Kontroller antall åpne saker per kunde, saksstatus, vedlegg, instrukser og økonomiske referanser. La faktiske brukere finne et utvalg saker. Sammenlign et fakturagrunnlag fra begge løsninger for samme avgrensede periode.
En reverseringsplan må si hvor arbeidet registreres hvis ny løsning avvises, og hvordan allerede utførte oppgaver tas tilbake. «Vi går tilbake» er utilstrekkelig dersom medarbeiderne har arbeidet i begge systemer.
Etter godkjenning fjernes unødvendige midlertidige filer og tilganger etter avklart rutine. Bevar kontrollbevis og nødvendig historikk.
Fortsett med datavask og eksportkontroll.