Finn delen du trenger
Et kontorbyrå selger kunden mer tid til egen virksomhet. For deg som starter, er jobben å gjøre dette til en tjeneste med et tydelig innhold og en pris som dekker arbeidet. «Vi hjelper med alt administrativt» er vanskelig både å kjøpe og å levere. Begynn med en kundegruppe og noen få oppgaver du kan utføre godt.
Velg et problem kunden allerede vil betale for å løse
Snakk med aktuelle kunder om hva som blir liggende, hvem som gjør arbeidet i dag og hva forsinkelsen koster dem i tid. Be dem beskrive en vanlig arbeidsuke. Et sekretariat for flere små bedrifter kan for eksempel samle møtebestillinger, post og dokumentoppfølging. En kunde med mange ordre trenger kanskje først og fremst korrekt ordreinnlegging hver morgen.
Skriv ned en konkret leveranse: hvilke oppgaver du tar, når kunden kan forvente at de blir gjort og hva kunden må levere til deg. Skill en løpende sekretariattjeneste fra et enkelt ryddeoppdrag. De krever ulik kapasitet og bør kunne kjøpes hver for seg.
| Første tjeneste | Det kunden får | Det du må kjenne før du priser |
|---|---|---|
| Møteadministrasjon | Invitasjoner, rom og praktisk oppfølging | Antall møter, endringer og bestillere |
| Post og dokumenter | Materiale registrert og sendt til riktig mottaker | Formater, mengde, frister og returarbeid |
| Ordreinnlegging | Registrerte ordre med bekreftet underlag | Varelinjer, mangler og kundens godkjenning |
| Telefon og beskjed | Henvendelser fulgt opp etter kundens instruks | Åpningstid, topper og hvem som overtar videre |
Prøv arbeidsmåten før du selger en stor fastpakke
Velg et betalt prøveoppdrag med en sluttdato og et avtalt resultat. Registrer normalarbeid, oppfølging av mangler og egne rettinger hver for seg. Kunden skal kunne kjenne igjen det som er levert; du skal kunne se hvor tiden går.
En prøve er også en test av samarbeidet. Svarer kunden på spørsmål? Kommer nødvendig underlag i tide? Kan du levere uten at én bestemt person må hjelpe deg i hver sak? Bruk svarene til å forme den løpende avtalen. Tilbudsguiden viser hva kunden trenger for å velge.
Regn med tiden som ikke havner på kundefakturaen
Prisarbeidet må romme salg, egen administrasjon, opplæring og ledig kapasitet mellom oppdrag. En full kalender er heller ikke nok dersom prisen er for lav.
I et regneeksempel har du 120 timer til rådighet i måneden. Du setter av 25 til salg og egen drift og 15 som reserve. Da gjenstår 80 timer til planlagt kundearbeid. To avtaler som hver krever 45 timer, fyller mer enn dette allerede før en travel uke oppstår. Reduser omfanget, flytt oppstarten eller skaff faktisk kapasitet før begge loves bort.
Bruk prisformene sammen med kundebidraget. Egen arbeidstid trenger også en verdi i kalkylen.
Ha penger til perioden før kunden betaler
Lag en oversikt over utstyr, programmer, oppstartstid og løpende betalinger. Legg inn når første faktura kan sendes og når den ventes betalt. En signert avtale finansierer ikke automatisk arbeidet frem til første innbetaling. Prøv også planen med senere oppstart eller forsinket kundebetaling.
Likviditetsplanen hjelper deg med dette. For selskapsform og selve registreringen finner du inngangene i Altinns oppstartsveiledning.
Gjør første kunde klar for ordinær drift
Før oppstart bør kunden ha bekreftet oppgaver, bestillere, tilganger, fakturamottaker og kontaktperson ved spørsmål. Prøv en vanlig oppgave og en oppgave med mangler. Avtal hvem som dekker fravær, og hva som skjer med arbeid som fortsatt er åpent ved månedsslutt.
Begynn med et enkelt verktøysett som bevarer kundeskille og historikk. Flere programmer hjelper lite hvis bestillingen fortsatt blir liggende i en privat innboks. Bruk kundeoppstarten til å gjøre avtalen om til en arbeidsrutine.
Vil du sette bort økonomiarbeidet fra starten, kan vi hjelpe med regnskap, lønn og fakturagrunnlag.