Finn delen du trenger
Når kundens behov vokser uten at prisen endres, må dere finne ut om årsaken er mer arbeid, dyrere kapasitet eller en arbeidsmåte som bør forbedres. De tre situasjonene gir ulike samtaler med kunden. Et generelt prosentpåslag forklarer lite hvis det egentlige problemet er at standardoppgavene har blitt til unntak.
Samle et grunnlag kunden kjenner igjen
Bruk en sammenhengende periode som viser både normal drift og avvik. Før oppgaver, tid og kundespesifikke kostnader på samme avtale. Skill egen feilretting fra endringer kunden har bestilt. Da unngår dere å begrunne et prisløft med arbeid som leverandøren selv kunne ha forebygget.
| Endring | Dokumentasjon | Mulig tiltak |
|---|---|---|
| Flere standardoppgaver | Antall godkjente enheter per periode | Ny mengderamme eller enhetspris |
| Flere mangelfulle bestillinger | Antall returer og tid til avklaring | Bedre inntak eller egen pris for avklart unntaksarbeid |
| Lengre åpningstid | Timer som må bemannes | Egen beredskapsdel |
| Ny rapportering | Bestilling, frekvens og arbeid | Eget tillegg eller endret fastpakke |
| Mer eget omarbeid | Feiltype og årsak | Forbedring før kunden får kostnaden |
Regneeksempel: fra standardarbeid til avklaringsarbeid
Et sekretariat fakturerer 32 000 kroner per måned. Direkte arbeid er kalkulert til 400 kroner per time, og kundespesifikke lisenser koster 2 000. Ved 50 timer blir bidraget før felleskostnader 10 000 kroner. Ved 70 timer blir det 2 000.
Undersøk de tjue ekstra timene. Hvis tolv skyldes manglende kundeopplysninger og åtte gjelder en ny rapport kunden ba om, har dere to konkrete endringer å diskutere. Hvis alle tjue skyldes eget systemtrøbbel, er et generelt omfangsargument dårligere begrunnet.
For å bevare 10 000 kroner i bidrag ved uendret arbeid måtte prisen i eksempelet økes til 40 000. Det er et beregnet alternativ, ikke automatisk den riktige kommersielle løsningen. Kunden kan i stedet velge en enklere rapport, bedre bestillingsgrunnlag eller en lavere mengderamme.
Presenter valgene, ikke bare en ny sum
Gi kunden to eller tre tydelige alternativer som svarer til reelle leveranser. For eksempel:
- Beholde dagens oppgaver og utvidet mengde til ny pris.
- Beholde prisen og redusere rapportfrekvens eller inkludert kapasitet.
- Beholde en fastdel og avregne bestemte, godkjente tillegg separat.
Vis hva hvert alternativ betyr for åpningstid, frister og oppgaver. En lavere pris med uendret løfte, men mindre faktisk bemanning, gjør bare problemet vanskeligere å se.
Kontroller hva avtalen sier før endringen varsles
Finn gjeldende prisregel, eventuell indeksregulering, varslingsmåte og tidspunkt. En kostnadsberegning er ikke i seg selv rett til å endre en avtale. Dersom et nytt omfang må aksepteres, dokumenteres aksept og virkningsdato før fakturaoppsettet endres.
Oppdater både avtalen og koden som brukes i tidsføring eller kø. En korrekt ny pris i tilbudet hjelper ikke hvis fakturakjøringen fremdeles henter gammel sats. Prøv første periode med den nye regelen og kontroller tillegg som går over endringsdatoen.
Bruk kundebidraget og prismodellguiden som grunnlag. Vi kan hjelpe med pris- og kunderapporteringen.