Finn delen du trenger
Et administrasjonsbyrå kan hjelpe en organisasjon med registrering og giveroppfølging. Oppdraget må beskrive handlingene konkret: vedlikehold av kontaktopplysninger, registrering av innbetalinger eller oppfølging etter en godkjent instruks er forskjellige leveranser.
Hold tre grunnlag fra hverandre
| Grunnlag | Eier beslutningen | Byråets dokumentasjon |
|---|---|---|
| Gave og eventuell binding | Organisasjonen | Referanse og kundens instruks |
| Giverkontakt | Organisasjonens avklarte rammer | Utført oppgave og status |
| Byråhonorar | Avtalen mellom byrå og organisasjon | Godkjent volum eller tidsgrunnlag |
Hvis honoraret er knyttet til innsamlet beløp, må avtalen definere hva som skjer ved tilbakebetaling og feilregistrering. En gave som senere tilbakeføres kan gi en annen honorarberegning, men det følger av avtalen, ikke av en generell regel om prosentbetaling.
Eksempel på avstemmingsløp
Byrået registrerer 500 innbetalingshendelser. 20 er duplikater i importen, og 15 mangler sikker giverreferanse. De 20 fjernes fra arbeidsgrunnlaget med sporbar begrunnelse; de 15 legges i avklaringskø. De skal ikke uten videre knyttes til en giver som har lignende navn. Byrået leverer kontrollsummer og avvik til organisasjonens ansvarlige.
Gaver skal ikke blandes med byråets egne salgsinntekter eller bankmidler. Unngå at byrået mottar eller disponerer penger uten særskilt vurdering av pengestrøm, ansvar og eventuelle regulatoriske krav.
Stopp ved endret oppdrag
Lotteri, salg, gaver og medlemsbetaling er ikke samme aktivitet. Dersom oppdraget omfatter nye betalingshandlinger, markedsføring eller lotteri, må kunden avklare de konkrete reglene før det settes i gang.