Finn delen du trenger
En transaksjon bør være en avgrenset arbeidsenhet som både kunde og leverandør kjenner igjen. «Ett dokument» er ikke nødvendigvis én oppgave hvis dokumentet inneholder mange bestillinger med forskjellig kompleksitet.
Definer inntakskriteriene
For ordreinnlegging kan komplett grunnlag bety kunde-ID, varelinjer, leveringssted og godkjent bestiller. Leverandøren sjekker disse feltene før oppgaven går til behandling. Mangler skal gi en tydelig retur til kunden, ikke et ubestemt mellomstadium.
| Type | Eksempel | Behandling |
|---|---|---|
| Standard | Komplett bestilling etter kjent regel | Utfør og registrer resultat |
| Mangel | Ingen gyldig leveringsadresse | Be om konkret opplysning |
| Unntak | Kunden ber om prisavvik | Send til kundens beslutningstaker |
| Feilretting | Leverandøren registrerte feil antall | Rett med spor til originalen |
Regn på unntaksandelen
Av 1 200 oppgaver er 180 mangelfulle ved mottak. Inntaksfeilandelen er 15 prosent. Hvis hver oppfølging tar fire minutter, er det tolv timer arbeid før ordinær behandling. Vis dette til kunden som en mulighet for bedre inndata, ikke som udokumentert kritikk av medarbeiderne.
Hold leverandørfeil atskilt fra kundemangler. Hvis de blandes i én kategori kalt omarbeid, kan dere verken forbedre prosessen eller forklare tilleggene på fakturaen. En korrigert oppgave skal ikke bli en ny standardenhet uten at avtalen faktisk tillater det.
Kontroller ved endret instruks
Når kunden endrer reglene, bør en liten prøvepakke kjøres før alle oppgavene følger ny instruks. Bevar versjonen som gjaldt ved utførelsen. Sammenligning av kvalitet over tid krever at oppgavemiks og instruks er kjent.
Fortsett med kvalitetskontroll og enhetskostnad.