Finn delen du trenger
En kvittering kan være et gyldig kostnadsgrunnlag uten at kunden har avtalt å dekke den. Tilsvarende kan en kundegodkjent reise kreve mer dokumentasjon før lønns- eller regnskapsbehandlingen er avklart.
Tre spørsmål per post
- Hvem har kjøpt og betalt, og hvem står som mottaker på dokumentet?
- Hva var forretningsformålet, og hvilken kunde eller intern aktivitet gjelder det?
- Gir kundeavtalen rett til viderefakturering, og etter hvilken regel?
| Dokument | Suppler med | Godkjenner |
|---|---|---|
| Reisekvittering | Formål, dato og oppdrag | Leder med kjennskap til reisen |
| Innkjøpt utstyr | Hvem eier utstyret etterpå? | Innkjøpsansvarlig |
| Kundebestilt tredjepart | Bestilling og prisaksept | Kundens avtalte bestiller |
| Medarbeiderens samlekrav | Spesifiserte poster og originalgrunnlag | Utleggsansvarlig |
Eksempel med kundeopplæring
To medarbeidere reiser til en kunde for å etablere en ny arbeidskø. Kunden har godkjent reise og hotell, men ikke et ekstra innkjøp av headset. Legg postene i samme oppdrag, men ikke i samme godkjenningsstatus. Headsettet kan være virksomhetens eget utstyr selv om det ble brukt hos kunden.
Regnskapsfører må vurdere dokumentasjon, avgift og eventuell lønnsbehandling. Ikke bruk en generell påslagsprosent eller en gammel sats fra et regneark uten avklaring.
Følg åpne medarbeiderkrav og kunderefusjoner hver for seg. At kunden ikke har betalt, betyr ikke automatisk at en godkjent medarbeiderrefusjon skal vente. Avtal betalingsrutinen og før kostnaden på riktig periode.
Fortsett med leverandørkontroll og tid og lønn.