Finn delen du trenger
Når et callsenter tar betalt per møte, er kalenderen bare ett av grunnlagene. Kunden kan ha krav til deltaker, tema, kvalifisering og faktisk gjennomføring. Avtal hva som gir betaling, og gjør reglene mulige å følge i både CRM, kalender og fakturauttrekk.
Begynn med en definisjon av leveransen
Et møte kan være bestilt, bekreftet, gjennomført eller godkjent etter kontroll. Disse statusene betyr ulike ting. Dersom avtalen priser gjennomførte møter, skal kalenderinvitasjonen alene ikke bli en fakturerbar hendelse.
| Hendelse | Registrer | Kontroll før avregning |
|---|---|---|
| Møtet bestilles | Oppdrags-ID, dato og relevant bestiller | Avtalte kvalifiseringsfelt er utfylt |
| Møtet bekreftes | Bekreftelse og eventuell endring | Riktig deltaker og kunde |
| Møtet flyttes | Ny dato koblet til samme oppdrag | Gammel reservasjon teller ikke som ny leveranse |
| Møtet gjennomføres | Status fra avtalt ansvarlig | Oppfyller møtet betalerkriteriene? |
| Kunden avviser | Konkret årsak og kontrollstatus | Avslag håndteres etter avtalen |
Regneeksempel med ombooking
Teamet registrerer 120 kalenderhendelser. Ti gjelder flytting av allerede registrerte møter, og åtte gjelder interne tester. Av de 102 reelle møtene er 86 gjennomført og godkjent, ni avbestilt og sju fortsatt uavklart. Hvis avtalen gir betaling per godkjent gjennomført møte, er grunnlaget 86, ikke 120 eller 102.
De sju uavklarte får eier og neste kontrollpunkt. De skal kunne komme med i en senere avregning uten å bli opprettet som nye oppdrag. Bevar derfor en stabil oppdrags-ID selv om dato, kontaktperson eller status endres.
Når kunden bestrider et møte
Be om hvilken del av kriteriet som ikke var oppfylt. «Dårlig møte» er vanskelig å kontrollere. En tydelig avtale kan for eksempel skille manglende relevant deltaker, uteblivelse, avbestilling og møtet som ble gjennomført, men ikke førte til salg.
Salg etter møtet er en annen utløser enn gjennomføring. Hvis honoraret avhenger av senere salg, trenger dere også en avklart bekreftelses- og provisjonsrutine. Unngå at teamets møtevolum brukes som om det dokumenterer sluttkundens kjøp.
Kontroller koblingen til lønnsgrunnlaget
Hvis medarbeiderbonus er knyttet til godkjente møter, bør bonusuttrekket bruke dokumentert godkjenning og riktig periode. Det er likevel et eget grunnlag med egen avtale. At et møte er fakturerbart til kunden fastsetter ikke alene den ansattes rett til godtgjørelse.
Prøv en avbestilling, en flytting og en sent godkjent post før ny bonus- eller fakturaregel tas i bruk. Registrer rettinger med referanse til originalhendelsen, slik at samme møte ikke utløser dobbelt grunnlag ved en ny eksport.
Velg et praktisk verktøysett
Kalenderen bør styre tidspunkt. CRM eller saksregisteret bør bevare oppdrag, kriterier og godkjenning. Regnskapet skal få det nødvendige fakturagrunnlaget. Det er ikke alltid nødvendig å kopiere hele kontakthistorikken mellom verktøyene.
Les om samtaletelling, variabelt lønnsgrunnlag og provisjon. Vi kan hjelpe med oppsett og avregning.